人手不足のコストを「計算」する
— 採用の前に、いま見直せること

こんな状態になっていませんか？

ひとつでも当てはまったら、この記事はあなたの会社の話です。

• 求人広告を出しても応募が集まらない／採ってもすぐ辞めてしまう
• 現場の人が、本来の仕事よりも「事務作業（シフト調整・発注・日報・転記・集計）」に時間を取られている
• 「忙しい」の中身を、時間や金額で把握できている人が社内にいない
• 繁忙期になると、特定の人にだけ負担が集中する
• 「人を増やすしかない」と思いつつ、その採用にかかるコストも読めていない

なぜ起きるのか（原因の整理）

うまく回らないのは、あなたや現場の努力不足ではありません。多くは「仕組み」の問題です。原因は大きく3つに整理できます。

1. 人手不足が「採用」だけの問題に見えている

本当は、現場の時間を“非コア業務”（売上に直接つながらない事務・転記・調整）が静かに食べています。人を増やす前に、その時間を取り戻せる余地がないかを見ていない状態です。

2. 「忙しさ」が数値化されていない

何にどれだけ時間がかかっているかが、時間や金額に翻訳されていません。数字にならないと、どこから手をつければよいかを判断できず、「とにかく頑張る」しか選べなくなります。

3. 採用は、見えにくいだけでコストが小さくない

募集費・面接・教育・定着までには、お金も時間もかかります。採用そのものを否定する話ではなく、「採用と並行して、今いる人の時間も取り戻す」視点を持てているか、という話です。

参考：人手不足は、各種調査（例：帝国データバンク「人手不足に対する企業の動向調査」、中小企業庁「中小企業白書」、厚生労働省「雇用動向調査」）でも、中小企業の経営課題として継続的に上位に挙げられています。割合などの最新の数値は、各調査の原典をご確認ください。本記事はこれらの数値を断定的に引用するものではありません。

解決の型（仕組みで解決する）

特定のツールを売る話ではありません。順番に進めると、無理なく効果が出やすくなります。

1. まず「非コア業務」を洗い出す。誰が・何に・週どれくらい時間を使っているかを書き出します。紙やメモで構いません。「見える化」がすべての出発点です。
2. 減らせる作業を見極める。転記・集計・リマインド・定型の連絡など、“繰り返しの型がある”作業ほど効率化の効果が大きく出ます。
3. 道具で置き換える。表計算の関数化・フォーム化から、生成AI・GASなどによる自動化まで。小さく試して、効いたものだけ広げます。

ポイントは、「採用で人を足す」前に「今いる人の時間を取り戻す」こと。同じ1人でも、生み出せる成果が変わってきます。

まず、自社の数字で確かめる

一般論をいくら読んでも、自社の金額は分かりません。先に「うちの場合いくらか」を出してしまうのが近道です。

導入するとどう変わるか

効果は「時間・金額・気持ち」の3つの軸で表れます。いずれも目安であり、実際は業種や業務内容で変わります。

モデルケース（一般的な前提に基づく試算・特定企業の実績ではありません）
事務作業に関わる人を5人、1人あたり週6時間の非コア業務、人件費を時給換算1,800円、そのうち半分を効率化できたと仮定すると——おおよそ月10万円台・年100万円台の人件費に相当する時間が戻る規模感になります。前提を変えれば結果も変わります。自社の数字は上のシミュレーターでお試しください。

• 時間：現場が事務作業に取られていた時間が戻り、本来の仕事や休息に回せる
• 金額：取り戻した時間は人件費に換算して“見える化”できる（採用1人分の代わりになることもある）
• 気持ち：特定の人への負担集中がやわらぎ、「忙しい」の正体が分かることで、次の打ち手を決めやすくなる

自社に合わせた進め方を相談する

試算してみて「効きそう」と感じたら、そこからが本番です。どの作業から手をつけると効果が出やすいかは、現場の状況によって変わります。

私たち H&S Companies は、こうした業務効率化を「現場で本当に使われる形」まで伴走して実装します。無料相談で、まずは現場の「困った」を聞かせてください。押し売りはしません。具体的な支援内容は サービス詳細 もご覧ください。

よくある質問

出典・参考：帝国データバンク「人手不足に対する企業の動向調査」／中小企業庁「中小企業白書」／厚生労働省「雇用動向調査」。本記事中の金額・時間はいずれも一般的な前提に基づくモデル試算であり、特定企業の実績や効果を保証するものではありません。